Zadania biura rady gminy (powiatu) i archiwizacja dokumentacji na przełomie starej i nowej kadencji

Celem szkolenia jest przedstawienie uczestnikom zasad funkcjonowania biura rady, archiwizacji dokumentów i praktyczne omówienie najczęściej występujących problemów w prawidłowej obsłudze rady i jej organów wewnętrznych.
Szkolenie skierowane jest do: pracowników biur rad gmin, powiatów oraz sejmików województwa, przewodniczących rad i komisji, radnych, sekretarzy gmin i powiatów, pracowników obsługi i biur rad pracowników samorządowych - archiwistów.

Program szkolenia Zadania biura rady gminy (powiatu) na koniec obecnej i początek nowej kadencji (godz.10.00-15.00):

Dzień I:
1. Zadania biura rady i organizacja jego pracy na przełomie kadencji (obsługa kancelaryjna, organizacyjna, obsługa formalno-prawna).
2. Współpraca pracowników biura rady z przewodniczącym rady, przewodniczącymi komisji i radnymi oraz z jednostkami merytorycznymi urzędu i jednostkami organizacyjnymi.
3. Przygotowywanie dokumentów, ogłoszeń, zaproszeń związanych z funkcjonowaniem rady w tym okresie.
4. Ostatnia sesja rady upływającej kadencji i posiedzenia komisji rady (przygotowanie i obsługa, dokumentowanie).
5. Obowiązki biura rady związane z zakończeniem kadencji:
a) rozliczenie radnych z materiałów, dokumentów i urządzeń technicznych,
b) oświadczenia majątkowe składane przez radnych na koniec kadencji (konsekwencje niezłożenia, terminy),
c) publikacja oświadczeń składanych na koniec kadencji w BIP a niekandydowanie ponowne w wyborach samorządowych,
d) zamknięcie dokumentacji rady i komisji,
e) zakończenie bieżących spraw rady i komisji – sprawy, które przechodzą na nową kadencję,
f) skargi i wnioski a koniec kadencji.
6. Początek kadencji a działalność biura rady
7. Inne płaszczyzny aktywności biura rady

Dzień II: Archiwizacja dokumentacji biura rady gminy, powiatu i sejmiku województwa na przełomie starej i nowej kadencji (godz. 9.00-14.00)
I. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją:
1. „Konstytucja archiwalna" - ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji aktowej z podziałem na materiały archiwalne kat. „A" oraz dokumentację niearchiwalną kat. „B”
2. Instrukcja Kancelaryjna
II. Rodzaje współczesnej dokumentacji:
1. Dokument - pojęcie i rodzaje
2. Udostępnianie dokumentów
3. Ochrona prawna dokumentów wynikająca z:
• z kodeksu postępowania administracyjnego,
• ustawy o ochronie danych osobowych,
• ustawy o dostępie do informacji publicznej,
• ustawy o finansach publicznych,
• ustawy o ochronie informacji niejawnych.
III. Dokumentacja tworzona przez organy gminy, powiatu, sejmiku województwa
1. Protokoły z sesji rady gminy, rady powiatu, sejmiku województwa, posiedzeń ich komisji, posiedzeń organów wykonawczych.
2. Akty rady gminy, rady powiatu, sejmiku województwa komisji, organów wykonawczych, /uchwały, postanowienia, opinie
IV. Zasady i terminy przechowywania dokumentacji tworzonej i napływającej do organów gminy, powiatu, sejmiku województwa
V. Instrukcja kancelaryjna i rzeczowy wykaz akt:
1. Obieg akt /zasadnicze etapy obiegu dokumentacji - punkty zatrzymania
2. Zasady przyjmowania i przesyłania wpływów
3. Zakładanie spisów spraw dla spraw związanych z organizacją biura rady gminy, powiatu i Sejmiku
4. Prowadzenie rejestrów na okres kadencji
5.Stosowanie pieczęci urzędowych
VI. Warsztaty z zakresu:
• stosowania RWA/nadawanie symboli klasyfikacyjnych/, rozszerzeniu RWA
• zakładania teczek, nadania znaku sprawy, tworzenia rejestrów
• przekazania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego /składnicy akt/ oraz sporządzenia odpowiednich spisów zdawczo–odbiorczych oddzielnie dla kategorii „A” i „B”
• nadania teczkom sygnatury akt, znaku akt, dokonania opisu I ich paginacji
• wypełnienia karty wypożyczenia – udostępnienia akt
• archiwizacji protokołów z sesji, posiedzeń komisji, posiedzeń zarządu
• archiwizacji aktów rady gminy, powiatu, sejmiku województwa, komisji, organów wykonawczych-/ uchwał, postanowień, opinii.

Cena: 790/750* zł (*dla drugiej i kolejnej osoby z tej samej instytucji). Cena za szkolenie bez noclegu wynosi 750/710* zł (*dla drugiej i kolejnej osoby z tej samej instytucji).
Cena zawiera: materiały szkoleniowe, zaświadczenie ukończenia szkolenia, kompleksową obsługę cateringową, atrakcje.