Proces zarządzania ryzykiem musi odpowiadać kulturze organizacji, stylowi zarządzania oraz celom organizacji. Każda instytucja powinna wypracować swój model zarządzania ryzykiem i dobrać odpowiednie metody. Konieczne jest jednak przestrzeganie podstawowych wymogów:
Czym jest ryzyko?
Z ryzykiem mamy do czynienia w naszym życiu a także w działaniu instytucji i organizacji.
Ryzyko jest definiowane i klasyfikowane w różny sposób w zależności od branży i obszaru naszego zainteresowania. Jednak jego istota pozostaje zawsze taka sama.
Ryzyko występuje powszechnie i w sposób ciągły. Dlatego proces zarządzania ryzykiem powinien działać w podobny sposób i odpowiadać naturze prowadzonej działalności. Doświadczony manager dostrzega problem ryzyka i nie toleruje zbyt wysokiego poziomu zagrożenia. Jednak często podejmowane przez niego działanie jest oparte na doświadczeniu i intuicji.
Obecnie takie podejście nie jest wystarczające. Zarządzanie skomplikowanymi organizmami podlegającymi częstym i dynamicznym zmianom wewnętrznym oraz działającymi w zmiennym otoczeniu wymaga odpowiednich narzędzi.
W tytule zarządzanie ryzykiem określono jako konieczność i szansę.
Konieczność – ponieważ nie można narażać na zagrożenia prawidłowego funkcjonowania instytucji. Np. nie można dopuścić do sytuacji kiedy przestaną działać służby niezbędne w mieście. Jednym z głównych obowiązków tych służb jest dbałość o bezpieczeństwo ludzi.
Szansa – bo dobre zarządzanie ryzykiem przekłada się zmniejszenie strat i przynosi korzyści w postaci obniżenia kosztów i umocnienia pozytywnego wizerunku instytucji.
Regulacje prawne
Podstawowym aktem prawnym jest ustawa o finansach publicznych.
Wynika z niej obowiązek zarządzania ryzykiem dla wszystkich jednostek objętych działaniem ustawy.
Aktami wykonawczymi są rozporządzenie i wytyczne ministra finansów dotyczące przeprowadzania audytu.
Uzupełniające są normy i standardy, które mogą być wdrażane zgodnie z potrzebami instytucji.
System zarządzania ryzykiem
Celem działania systemu jest obniżanie poziomu ryzyka.
W różnych branżach i przedsiębiorstwach wypracowywane są odmienne podejścia do ryzyka. Jest to naturalne, wynika ze specyfiki branży i różnych rodzajów zagrożeń. Także wielkość organizacji, jej kultura organizacyjna i wiele innych czynników wpływa na tworzenie i działanie systemu zarządzania ryzykiem (w skrócie SZR).
Na podstawie dotychczasowych doświadczeń, głównie w sektorze finansowym, wypracowano wiele koncepcji i metod zarządzania ryzykiem.
SZR jest jednym z narzędzi zarządzania organizacją. Zarządzania ryzykiem nie można traktować jako wyizolowanego problemu, przenika ono przez całą strukturę organizacyjną, wszystkie komórki i procesy. Może być także traktowany jako element systemu TQM jeżeli instytucja taki wdrożyła. Można te działania rozszerzyć o zarządzanie bezpieczeństwem informacji i zapobieganie działaniom korupcyjnym.
Proces zarządzania ryzykiem musi odpowiadać kulturze organizacji, stylowi zarządzania oraz celom organizacji. Każda instytucja powinna wypracować swój model zarządzania ryzykiem i dobrać odpowiednie metody. Konieczne jest jednak przestrzeganie podstawowych wymogów:
- zgodność z regulacjami, (z przepisami prawa, standardami)
- dążenie do obniżenie pracochłonności i kosztów zarządzania ryzykiem
- dostarczenie informacji użytecznej przy podejmowaniu decyzji na różnych szczeblach zarządzania
Proces zarządzania ryzykiem składa się z czterech podstawowych kroków:
- identyfikacja ryzyka
- ocena ryzyka
- działania ograniczające ryzyko
- raportowanie i monitorowanie ryzyka
Działanie te są wykonywane cyklicznie, zgodnie z procedurami.
Szkolenia
Bardzo istotnym elementem zarządzania ryzykiem są szkolenia. Powinny obejmować wszystkie szczeble zarządzania poczynając od kierownictwa instytucji a kończąc na pojedynczych stanowiskach. Każdy pracownik i członek organu nadzorującego działa w warunkach ryzyka i każdy bierze udział w zarządzaniu ryzykiem.
Oczywiście na każdym szczeblu jest inna odpowiedzialność i inne metody ograniczania ryzyka. Stąd wniosek, że szkolenia powinny być dostosowane do zakresu odpowiedzialności.
Ważnym celem szkoleń jest wytworzenie świadomości kierownictwa instytucji i wszystkich pracowników, że zarządzanie ryzykiem jest działaniem nie tylko niezbędnym ze względu na wymogi prawne ale także dający wartość dodaną w postaci zmniejszenia strat, poprawy jakości działania i budowania pozytywnego wizerunku.
Wdrożenie Systemu Zarządzania Ryzykiem
Wdrożenie jest procesem, w który musi być zaangażowane kierownictwo jednostki. Kierownictwo musi mieć świadomość, że jest to jego odpowiedzialność.Także wszyscy pracownicy muszą być aktywni. Wdrożenie musi nastąpić w całej organizacji na wszystkich szczeblach zarządzania.Proces wdrożenia należy rozpocząć od analizy potrzeb i projektu.
Do wymogów uczestników procesu należy dostosować narzędzia i przeszkolić użytkowników. Uruchomienie systemu powinno nastąpić gdy mamy przygotowane środowisko prawne, organizacyjne i informatyczne. Kluczowe dla sprawnego i efektywnego działania SZR jest wytworzenie kultury zarządzania ryzykiem.